Как оптимизировать рабочее время специалисту по кадрам

Кадровое делопроизводство часто поглощает часы, которые можно потратить на развитие бизнеса. При этом значительная часть времени уходит на действия, которые давно устарели или сохраняются по инерции. Оптимизация не требует масштабной реорганизации — достаточно внедрить три проверенных практики.

1. Проведите аудит документов

Разделите бумаги на обязательные по закону и те, что накопились по привычке. К первым относятся документы, прямо предусмотренные ТК РФ и подзаконными актами: трудовые договоры, приказы по личному составу, графики отпусков, табели учёта рабочего времени. Их исключить нельзя.

Ко второй категории относятся дублирующие приказы, избыточные служебные записки, дополнительные журналы, не предусмотренные законом. После аудита обычно удаётся безболезненно сократить до 30% бумажного документооборота.

2. Внедрите электронные подписи

Для ознакомления с приказами, инструкциями, заявлениями на отпуск достаточно простой электронной подписи — при условии, что порядок закреплён в локальном акте организации. Сначала нужно внести изменения во внутренние документы, затем перевести часть процессов в электронный формат.

Это заметно экономит время: сотрудники знакомятся с приказами из любой точки, не нужно распечатывать и подшивать бумаги. Особенно актуально для компаний с удалёнными сотрудниками.

3. Сделайте «карту документов» для сотрудников

Подготовьте один лист А4 с ключевой информацией: где взять справку 2-НДФЛ, какие документы нужны для командировки, куда обращаться при потере пропуска, как оформить отпуск или больничный.

Выдавайте карту в первый рабочий день каждому новому сотруднику. Это снимает до 50% типовых вопросов в отдел кадров и позволяет сотрудникам быстрее адаптироваться.

Что в итоге

Оптимизация рабочего времени — это не сокращение штата, а устранение лишнего, автоматизация рутинного и предоставление сотрудникам понятных инструментов. Три шага вместе высвобождают до нескольких часов рабочего времени в неделю.

Байкальский Центр Образования проводит обучение по программам кадрового делопроизводства и управления персоналом. Чтобы подобрать программу под ваши задачи, оставьте заявку.